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A lire avant l'installation et l'utilisation de l'outil : mode d'emploi sur la prise en main de Seirich, son installation et la gestion des fichiers.

Prise en main de Seirich / Notice d'installation et de gestion des fichiers

Ce mode d'emploi est également disponible en pdf dans le logiciel (Menu Outils et documents, onglet Documents).

Sommaire:

1/Téléchargement et installation de Seirich
2/Création des fichiers .ser
3/Travail en réseau / à plusieurs contributeurs
4/Ouverture et sauvegarde des fichiers .ser
5/Versions et mises à jour
6/Problème d’ouverture d’un inventaire
7/Import/export des données
8/Lecture seule
9/Protection par mot de passe

1/Téléchargement, installation et désinstallation de Seirich

 Application monoposte

Seirich est une application monoposte. Il s'installe sur un ordinateur de type PC de bureau ou ordinateur portable sous Microsoft® Windows® :

-Commencez par télécharger le fichier exécutable sur www.seirich.fr, page « Télécharger ». Double cliquez sur ce fichier (.exe) pour lancer l’installation.

Windows® pose parfois une question concernant le Store Microsoft®. Peu importe votre réponse à cette question (préférez tout de même « Non »), l’installation se lancera normalement.

Si, lors du lancement de l’installation, vous avez un message comme quoi vous n’avez pas les droits pour cela, vous pouvez essayer d’installer le logiciel en mode administrateur en faisant un clic droit sur le .exe et en sélectionnant l’action correspondante. Pour information, il n’est pas nécessaire d’être administrateur pour installer Seirich.

Seirich s’installe par défaut dans le dossier C:\Users\prenom.nom. Il est recommandé de conserver ce dossier afin d’éviter tout problème de droits d’installation. Il est cependant possible d’installer Seirich dans un autre dossier.

Seirich s’installe en deux parties distinctes :

- la première partie (le programme lui-même, qui s’installe par défaut dans le dossier : C:\Users\prenom.nom\AppData\Local\Seirich) peut être déplacée sans difficulté, par exemple dans la dossier Program Files,

- la deuxième partie (paramétrage du logiciel et données de référence, qui s’installe par défaut dans le dossier : C:\Users\prenom.nom\AppData\Local\Seirich\data), peut être déplacée, mais il est nécessaire de vérifier que l’utilisateur possède les droits de lecture et d’écriture sur le dossier d’installation.

Un raccourci Seirich est créé dans le menu « Démarrer » de Windows®. Ce raccourci vous permettra d’ouvrir le logiciel à l’avenir. Le fichier d’installation (.exe) n’est plus à utiliser et peut être supprimé. L’ajout d’une icône de raccourci sur le bureau est proposé lors de l’installation. Dans ce cas, Seirich peut également être ouvert en cliquant sur cette icône.

 Configuration minimale

La configuration requise pour installation et utilisation de Seirich sur un poste de travail est la suivante :

  • Windows® Vista®, 7, 8 et 10 (64 bits)
  • Processeur équivalent à Intel Core i5 ou supérieur
  • 4 Go de mémoire vive (RAM), 500 Mo d'espace disponible sur le disque dur pour l'installation
  • Résolution minimale 1024x768 pour les écrans 4/3 et 1366x768 pour les écrans 16/9
  • Connexion internet pour la mise à jour régulière des données de référence de l'application
  • Logiciels annexes : Lecteur de document pdf (Ex : Acrobat Reader®) et Microsoft® Word et Excel 2007 ou plus récent ou Apache® Open Office®

Seirich peut fonctionner sans connexion internet. En revanche, il est fortement recommandé de connecter l'ordinateur à internet afin de vérifier les mises à jour du logiciel ainsi que ses données de référence. (Voir le point 5 pour plus de renseignements sur les versions et les mises à jour).

Si votre entreprise utilise un proxy, vous devez paramétrer les paramètres du proxy dans l'application via le bouton « Paramètres » (roue dentée, bouton en haut à droite des écrans) et l'onglet « Système ».

Désinstallation

La procédure pour désinstaller le logiciel est de passer par le menu de configuration des applications et programmes (les termes peuvent différer selon la version de Windows®). Pour Windows® 10, il faut aller dans Paramètres Windows > Applications > Applications et fonctionnalités.

2/Création des fichiers .ser

Les données saisies par les utilisateurs sont sauvegardées dans des fichiers au format propriétaire (.ser). Ces fichiers, qui sont appelés « inventaires », sont enregistrés par défaut sur le poste de l’utilisateur (Dossier « Mes documents »).

A la première ouverture, le logiciel s’ouvre sur une page proposant de créer un nouvel inventaire ou d’ouvrir un inventaire existant. En sélectionnant « Créer un nouvel inventaire », certaines informations devront être saisies, en particulier le nom de cet inventaire. Ce nom est important car, comme pour un fichier word, il permettra à l’utilisateur de le retrouver. Le fichier se présentera ainsi dans le dossier de sauvegarde : « nom_donné.ser ».

Par défaut, le dossier de sauvegarde est le suivant : C:\Users\prenom.nom\Mes documents\Seirich.

Il est possible de modifier ce dossier de sauvegarde lors de la création, ou de déplacer ensuite le fichier, cependant, pour une utilisation optimale, nous vous conseillons de sélectionner un dossier en local sur votre PC. Une sauvegarde sur une baie en réseau fonctionne mais pourra engendrer des lenteurs ou des difficultés selon le réseau de l’entreprise (Voir le point 3 pour plus de détails sur les sauvegardes en réseau). Dans tous les cas, il est nécessaire de vérifier que l’utilisateur possède les droits de lecture et d’écriture sur le dossier de sauvegarde.

3/Travail en réseau / à plusieurs contributeurs

Si plusieurs contributeurs souhaitent travailler sur un même fichier .ser, il est possible de sauvegarder ce fichier sur une baie de stockage en réseau.

Conditions

Différentes conditions sont nécessaires pour un bon fonctionnement :

-le logiciel Seirich doit être installé sur le PC de chaque utilisateur

-tous les utilisateurs doivent posséder exactement la même version de Seirich (version du logiciel et du référentiel). (Voir le point 5 pour plus de renseignements sur les versions et les mises à jour)

-tous les utilisateurs doivent posséder les droits en lecture et écriture sur le dossier de sauvegarde afin de pouvoir modifier les données du fichier .ser.

Travail non simultané

Le fichier .ser situé sur votre baie de stockage pourra être consulté et complété par plusieurs utilisateurs, mais attention, le travail simultané n’est pas possible. Si le fichier est déjà ouvert par un utilisateur, le second utilisateur souhaitant l’ouvrir aura un message d’avertissement, lui proposant de :

- ne pas ouvrir le fichier,

- de l'ouvrir en lecture en lecture seule (sans possibilité de modifier les données). Le fichier ouvert (.serl) sera alors un fichier en lecture seule correspondant à la copie du fichier .ser tel qu’il était lors de la dernière sauvegarde. Ce fichier est un fichier temporaire créé automatiquement et qui n’est pas sauvegardé.

- de forcer le verrouillage (à n'utiliser qu'en cas de force majeur suite à un crash, coupure réseau… et en s’assurant que personne d'autre n'utilise ce fichier).

Lenteurs et sauvegarde manuelle

Attention, le travail en réseau peut ralentir les sauvegardes dans le cas de certains réseaux d'entreprise qui sont limités en terme de flux de données. Cela peut provoquer également des problèmes de sauvegardes en cas de rupture de lien avec le réseau, ce qui peut occasionner la perte d’une partie des données. Il est donc recommandé d’effectuer des sauvegardes très régulièrement du fichier utilisé en réseau (faire des copies enregistrées sur un autre support).

Dans le cas de lenteurs de sauvegardes, il est possible de désactiver la sauvegarde automatique. Par défaut, Seirich enregistre chaque modification automatiquement à chaque changement de page. Il est possible de désactiver cette sauvegarde automatique dans le menu "Configuration" (roue dentée en haut à droite) et dans l'onglet "Options". Lorsque la case "Sauvegarde automatique" est cochée, chaque modification apportée à l'inventaire est automatiquement sauvegardée. En décochant cette case, une icône apparaît en haut à droite de chaque écran de Seirich : 

Le clic sur cette icône permet alors de sauvegarder le travail accompli au moment désiré. Dans tous les cas, une sauvegarde automatique est effectuée à la fermeture de l'inventaire.

4/Ouverture et sauvegarde des fichiers .ser

Le logiciel s’ouvre toujours sur le dernier fichier .ser utilisé (si disponible). Pour sélectionner un autre inventaire ou en créer un nouveau, il faut cliquer sur le premier bouton rond en haut à droite de l’écran (dossier) « Ouvrir un inventaire ».

Le double clic sur un fichier .ser ouvre le logiciel avec cet inventaire si la version du logiciel et du référentiel est compatible. Dans le cas contraire, vous devrez mettre à jour le logiciel ou le référentiel afin de pouvoir lire le fichier.

Pour vérifier si le fichier ouvert est bien celui attendu, voici les possibilités :

-le nom du fichier .ser ouvert est inscrit tout en haut à gauche de l’écran, au-dessus du logo Seirich

-dans l’écran de « Configuration » (bouton rond en haut à droite avec la roue dentée), et dans l’onglet « Options », le nom de l’inventaire et son répertoire de stockage sont rappelés en bas à droite dans la partie « La sauvegarde de l’inventaire »

5/Versions et mises à jour

Il existe deux types de mise à jour :

-les mises à jour du logiciel, qui nécessitent, pour tous les utilisateurs du logiciel, la désinstallation de Seirich puis l'installation de la nouvelle version téléchargée sur www.seirich.fr. Les fichiers (.ser) déjà créés sont réutilisables. Une information en partie haute de l’écran de Seirich vous informe de la disponibilité d'une nouvelle version si vous êtes connectés à internet.

-les mises à jour de référentiel. Ce sont des modifications plus légères qui se font de manière transparente si l’ordinateur est connecté à internet et si la case « Autoriser Seirich à se mettre à jour automatiquement » est cochée (Bouton « Configuration » (roue dentée), onglet « Système », case cochée par défaut). A chaque ouverture, le logiciel vérifie si le référentiel est à jour. Si une mise à jour est disponible, ce nouveau référentiel est téléchargé automatiquement. La progression du téléchargement est indiquée (via un cercle avec le pourcentage). Lorsque le téléchargement est terminé, un message demande de redémarrer Seirich pour prendre en compte les modifications.

Vous pouvez vérifier vos versions du logiciel et du référentiel Seirich dans le bouton "Configuration" (roue dentée) en haut à droite et dans l'onglet "A propos", ou en cliquant sur le bouton « Ouvrir un inventaire ». 

 

Attention, l’installation du logiciel ne s’effectue par forcément avec la dernière version disponible du référentiel. Si un nouveau référentiel a été mis en ligne après la mise à disposition du logiciel, ce référentiel se téléchargera automatiquement à l’ouverture de Seirich (si le logiciel est connecté à Internet).

6/Problème d’ouverture d’un inventaire

Si plusieurs contributeurs souhaitent travailler sur un même fichier, il est nécessaire d’utiliser exactement la même version du logiciel et du référentiel. En effet, pour éviter des régressions dans les données saisies, il est impossible d’ouvrir un fichier .ser avec une version de Seirich (logiciel et référentiel) antérieure à celle déjà utilisée.

Il est possible que la mise à jour du référentiel ait été faite sur un poste et pas encore sur un autre poste, si le logiciel n’est pas connecté à Internet sur un des postes, si les paramètres du proxy n’ont pas été renseignés ou si la case « Autoriser Seirich à se mettre à jour automatiquement » est décochée (Bouton « Configuration » (roue dentée), onglet « Système »).

Si un fichier .ser refuse de s’ouvrir en indiquant qu’il est nécessaire de mettre à jour Seirich, vérifiez les versions de votre logiciel et référentiel. Ces versions sont indiquées à plusieurs endroits : sur l'écran d'accueil sous le titre "Bienvenue dans Seirich !", sur l'écran d'ouverture d'un inventaire sous le titre "Ouvrir un inventaire" ou dans l'onglet "A propos" de la roue dentée "Configuration".

Si les versions du logiciel sont différentes, téléchargez la dernière version de Seirich sur www.seirich.fr. Si les versions du référentiel sont différentes, vérifiez si la case « Autoriser Seirich à se mettre à jour automatiquement » est cochée (Bouton « Configuration » (roue dentée), onglet « Système ») et vérifiez votre connexion à Internet ainsi que les paramètres du proxy (Bouton « Configuration » (roue dentée), onglet « Système »). En cliquant sur le bouton en haut à droite avec la flèche bleue « Téléchargement du référentiel », vous pouvez vérifier si Seirich se connecte bien à Internet, et dans ce cas, si la version du référentiel est à jour.

                        

7/Import/export des données

Il est important de sauvegarder les fichiers .ser sur différents supports, afin de pouvoir récupérer les données, dans le cas de crash d’un PC, d’un problème de sauvegarde ou de suppression d’un fichier par erreur. Il est possible d’utiliser la fonction d’export du logiciel pour effectuer cette sauvegarde : Menu « Import/Export », Onglet « Export ».

Différents types d’exports sont proposés. Il faut utiliser l’export d’un inventaire complet sous format Seirich (.ser). Vous pouvez également faire une copie du fichier .ser directement depuis son dossier de sauvegarde (comme pour un fichier word).

Les deux exports suivants permettent uniquement de sauvegarder la liste des produits étiquetés saisis dans Seirich, avec leurs informations spécifiques. Cela ne concerne pas les agents chimiques émis, ni les informations d’utilisation (quantités, zones, paramètres tels que ventilation, captage, procédé…) :

- l’export de la base de données de produits étiquetés au format Excel est réimportable dans Seirich. Il permet de partager une liste de produits avec d’autres utilisateurs et de sauvegarder les informations suivantes : Nom du produit, Nom d'usage, UFI, Nom et adresse du fournisseur, Classe d'usage, Disponibilité d'une FDS, Date de mise à jour de la FDS, Statut du produit, Dates de début et fin de présence, Date de fin d’utilisation, Pictogrammes, Mentions de danger, Classe de danger, Catégorie de danger, Conseils de prudence, Mention d’avertissement, Etat physique, Point d'éclair, Tension de vapeur, Température d’ébullition, Commentaires indiqués dans la fiche du produit, Champs personnalisés du produit, et les informations de composition (Numéro CAS, Numéro CE, Nom de la substance, Gamme de concentration, et Champs personnalisés de la substance),

- l’export de la base de données de produits sous format Seirich (.serp) permet d'exporter, dans un format uniquement utilisable par Seirich, la liste de vos produits étiquetés avec toutes les informations présentes dans l'export Excel de la base de produits étiquetés, ainsi que les informations et les documents liés (FDS, photos...). Ce fichier pourra être réimporté dans Seirich via la fonction d'import.

Un export Excel de la base de données des substances est également disponible. Ce fichier comprend la liste des toutes les substances ajoutées à l’inventaire, avec les informations saisies : Numéro CAS, Numéro CE, Nom de la substance, Mention peau et ototoxique, VLEP, Mentions de danger, Conseils de prudence, Catégories CMR et Champs personnalisés de la substance. Ce fichier peut être réimporté dans Seirich. Il permet de partager la liste des substances avec d’autres utilisateurs.

8/Lecture seule

Il est possible de diffuser les résultats des évaluations des risques chimiques obtenus avec Seirich à tous les salariés sans risque de pertes ou de modifications de données en effectuant une copie du fichier .ser en lecture seule.

Dans le menu « Import/Export », onglet « Export », l’export de l'inventaire complet accessible en lecture seule (.serl), consiste à créer une copie de l'inventaire utilisé figé au moment de la création de cette copie. Ce fichier en .serl pourra être consulté avec Seirich par tout utilisateur (possédant la même version du logiciel et du référentiel Seirich) sans possibilité de modification des données (les extractions et éditions de documents restent possibles).

9/Protection par mot de passe

Il est possible de protéger l’inventaire par un mot de passe (Voir les options de sécurité dans la page de création d’un inventaire ou dans l’écran de « Configuration », onglet « Options »). Cependant, cette protection par mot de passe peut limiter l’aide apportée par notre prestataire informatique dans certains cas : en effet, les fichiers .ser sont parfois corrompus à cause de problèmes de sauvegarde (si l'ordinateur se ferme inopinément, ou si le réseau informatique est trop lent...). Le support informatique peut alors souvent "réparer" ces fichiers et vous permettre de récupérer la quasi-totalité des données. Cependant, le verrouillage par mot de passe crypte toutes les données et empêche la réparation via cette procédure.

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