Foire Aux Questions

Si vous avez déjà des listes des produits utilisés dans votre entreprise, vous pouvez importer ces données dans Seirich via un import Excel. Un document nommé "Fichier Excel vierge pour l'import de produits dans Seirich" est disponible dans le menu "Outils et documents", onglet "Documents" et également dans le menu "Import/Export", onglet "Import". Ce fichier va vous permettre de présenter vos données selon le format Seirich. Des menus déroulants peuvent vous aider à la saisie de certains paramètres.

Ce tableau Excel est différent selon le niveau d'utilisateur.

Au niveau 1, il contient 2 onglets ("Produit" et "Conf"), et aux niveaux 2 et 3, il contient 4 onglets ("Produit", "Substance", "Composition" et "Conf") avec les informations suivantes :

• onglet "Produit" : Nom du produit, Nom d'usage, UFI, Nom et adresse du fournisseur, Classe d'usage, Disponibilité d'une FDS, Date de mise à jour de la FDS, Pictogrammes, Mentions de danger, Classe de danger, Catégorie de danger, Conseils de prudence, Mention d’avertissement, Commentaires, Champs personnalisés. Et pour les niveaux 2 et 3 : Etat physique, Point d'éclair, Tension de vapeur, Température d’ébullition, Type de phase.
• onglet "Substance" : nom de la substance avec Numéro CAS, Numéro CE,  Mention peau ou ototoxique, Catégories CMR 1 ou 1B, VLEP, Mentions de danger, Conseils de prudence, Champs personnalisés.
• onglet "Composition" : nom du produit, nom de la substance, n° CAS, n° CE, et gamme de concentration.
• onglet "Conf" : onglet qui détaille la liste des données pouvant être saisies dans  chaque colonne.

Un fichier d'import d'une base substance ("Fichier Excel vierge pour l'import de substances dans Seirich") est également disponible dans le menu "Outils et documents", onglet "Documents" et dans le menu "Import/Export", onglet "Import" pour les niveaux 2 et 3. Il comprend deux onglets :"Substances" et "Conf", correspondant aux deux onglets du même nom présents dans le fichier d'import de la base produit.

Il n’est pas nécessaire de remplir toutes les colonnes. Seules les informations saisies seront importées. Une fois remplis, ces fichiers peuvent être importés dans Seirich dans le menu "Import et Export", onglet "Import".

Un message d’erreur peut apparaître, vous indiquant les lignes et les colonnes qui présentent des données non reconnues par le logiciel. Les produits concernés ne sont pas importés. Vous devez les corriger pour permettre l’import. La plupart des erreurs proviennent de libellés qui ne correspondent pas aux listes autorisées (voir les menus déroulants proposés ou dans l'onglet Conf). Les majuscules, minuscules, espaces, etc... sont importants à conserver pour être reconnus. Des erreurs sont également rencontrées suite à des vérifications de cohérence : si un numéro CAS ou CE n'existe pas (ne correspond pas à l'algorithme les définissant) ou si la classe de danger saisie ne correspond pas à la mention de danger associée par exemple. Dans la partie caractéristiques physico-chimiques, si des valeurs sont indiquées sans unités, ou si des unités sont indiquées sans valeurs, une erreur sera également constatée pour les lignes concernées.

Si toutefois l'import ne fonctionne toujours pas, il est possible que ce soit lié à certaines cases du fichier Excel qui paraissent vides alors qu'elles ne le sont pas (suite à un export pour une réutilisation de données pré-existantes dans l'entreprise par exemple). Dans ce cas, la solution consiste à télécharger un fichier vierge d'import, et à copier vos données colonnes par colonnes depuis le fichier Excel erroné. Pour plus de détails sur les procédures d'import de données, nous vous invitons à consulter le document intitulé "Aide à l'import Excel" qui est disponible en pdf dans le logiciel, menu "Outils et documents", onglet "Documents".

Depuis la version 3.3.0, il est possible de mettre à jour (ajouts d'informations ou modifications) les données des produits étiquetés et des substances via un import Excel. Lors de l'import, si un produit étiqueté ou une substance du même nom est déjà présent dans l'inventaire, le logiciel analyse les données indiquées dans le fichier Excel et les données existantes dans l'inventaire. Pour un produit étiqueté, si les modifications observées sont considérées comme majeures, c'est à dire des changements qui vont impacter les évaluations effectuées dans l'outil (changement de mentions de danger ou changement d'état physique), il sera proposé à l'utilisateur de ne pas mettre à jour le produit mais de créer un nouveau produit (à partir de la duplication du produit existant).

En effet, en ce qui concerne les mises à jour de données sur les produits, nous recommandons de n'écraser aucune information dans Seirich afin de conserver la traçabilité de vos données. Par exemple, si l'étiquetage d'un produit est modifié (suite à la réception d'une nouvelle FDS), il est préférable d'indiquer une date de fin pour le produit et d'en créer un nouveau (il n'est pas possible de redonner un même nom à un autre produit, vous pouvez indiquer la date pour les différencier) afin de garder la traçabilité des évaluations que vous aviez effectué avec le produit précédent. Si vous modifier directement les caractéristiques du produit dans la fiche produit, vous écrasez les résultats précédemment obtenus. Le même principe est recommandé pour une tâche ou poste de travail sur lesquels vous modifiez des paramètres (ajout captage, modification température, ajout d'un nouveau produit....)

Vous n'avez pas trouvé de réponse à votre question ?
Contactez nous !